Conheça os sete piores participantes de reunião e veja se você é um deles.

Em qualquer reunião, alguns tipos de comportamentos que atrapalham e atrasam a programação podem ser identificados. Uma pesquisa realizada pela Plantronics, maior empresa de soluções de Comunicação Unificada do mundo, reconheceu sete tipos de comportamentos e personalidades que tiram a produtividade em qualquer reunião. Veja abaixo os tipos mais nocivos e perceba se algum deles faz parte do seu dia a dia:

O multitarefas – “Eu finjo que estou prestando atenção enquanto termino estes 22 e-mails”. Pode parecer proatividade e que se está ganhando tempo, mas uma reunião de qualquer tipo exige atenção e contribuição. Geralmente, pessoas multitarefas não se concentram nos assuntos e interrompem a discussão com perguntas que já foram feitas ou ideias que já foram discutidas. A melhor maneira de lidar com esse tipo de personalidade é trazê-lo para a discussão – “Como você poderia contribuir com isso?”.

O dominador – “É claro que o meu ponto de vista é o mais importante, então esperem aí enquanto eu mostro como é que se faz”. Segundo a pesquisa, esses participantes acham se consideram mais preparados para atingir as metas da reunião. Na maioria das vezes são prolixos, cortam a fala dos outros e usam linguagem pomposa para defender seu ponto de vista. Todavia, este tipo de comportamento guarda muita energia e vontade de agir – o que se bem dirigido, é positivo. Uma maneira de amenizar os comentários de participantes deste tipo é ampliar o ponto de vista e perguntar a opinião dos outros participantes.

O descarrilhador – “Eu vou falar de um tema totalmente fora do assunto e que só é relevante para mim”. Este tipo de comportamento pode estender uma reunião por horas sem que o assunto principal seja sequer discutido. Os descarrilhadores podem monopolizar e desviar o assunto em poucos segundos e levar os participantes a temas que não precisariam ser discutidos. Segundo a dica da Plantronics, a saída é simples: Agradeça a informação e sugira que se atenham a agenda combinada.

O invisível – “Eu vou sentar aqui bem quieto e tentar me fundir ao ambiente”. O que sobra de entusiasmo nas outras personas, falta no participante invisível. Estes preferem ficar sentados e ouvir ou comentar por mensagens instantâneas em vez de falar – muitos esperam a reunião terminar para então compartilhar o que pensam. De acordo com a Plantronics, ao identificar tal participante, o ideal é antecipadamente atribuir a ele uma tarefa para a reunião, de modo que possam se preparar para contribuir com o grupo.

O pessimista – “Não, não, não. Isso não vai funcionar, e vou dizer por quê”. Talvez a intenção seja boa, mas os pessimistas podem sugar a energia positiva dos participantes. Este tipo de personalidade aprecia explicar porque algo não pode ser realizado e a melhor maneira de não deixar que a animação dos outros participantes seja afetada é canalizar o excesso de realismo em soluções, reconheça as preocupações ditas e pergunte, na opinião dele, qual seria a saída ou a melhor abordagem para resolver o problema.

O ruidoso – Eu vou continuar a fazer tudo aqui no meu canto…com muito barulho”. Atualmente, nem toda reunião é presencial. Muitas acontecem via Skype ou chamadas em grupo e em praticamente todas elas, um dos participantes não utiliza o botão mute para realizar tarefas simultâneas (multitarefas) e barulhentas, que atrapalham o andamento da discussão. A tecnologia já oferece recursos para solucionar este problema, como os headsets da Plantronics que cancelam o ruído externo, mas caso não resolva, lembre ao participante de deixar a linha no recurso mudo e se mesmo assim não surtir efeito, retire-o da chamada.

Sobre a Plantronics
A Plantronics é pioneira em áudio e líder global na indústria de comunicações. Nós criamos soluções inteligentes e adaptáveis que oferecem suporte às necessidades mais importantes dos nossos clientes: facilitar e usufruir de comunicações simples e claras, em ambientes livres de distrações. Nossas soluções são usadas em todo o mundo por consumidores e empresas, e são uma escolha ideal para ambientes sem divisórias. De Comunicações Unificadas e ecossistemas de atendimento ao cliente, a análise de dados e headsets Bluetooth, a Plantronics oferece soluções de comunicações de alta qualidade aos nossos clientes, ao mesmo tempo em que inova constantemente em soluções para o futuro. Para obter mais informações, visite plantronics.com/br.